Datenschutzerklärung für Bewerber

Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,

diese Datenschutzerklärung soll Personen, welche sich bei einem Unternehmen der kfgn/ Pratia Germany-Unternehmensgruppe bewerben wollen oder beworben haben, gemäß Bundesdatenschutz­gesetz (BDSG), Datenschutz­-Grundverordnung (DSGVO) und anderen anwendbaren Datenschutz­gesetzen über die Art, den Umfang und den Zweck der Erhebung und Verwendung personen­bezogener Bewerberdaten durch die kfgn/ Pratia Germany informieren.

Die Unternehmen der kfgn/ Pratia Germany-Unternehmensgruppe (im Folgenden „kfgn/ Pratia Germany“) nehmen den Schutz Ihrer Daten sehr ernst und behandeln Ihre personen­bezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Vorschriften.

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Zur Unternehmensgruppe der kfgn/ Pratia Germany gehören verschiedene Prüfzentren sowie eine Servicegesellschaft:

Prüfzentren:

• Klinische Forschung Berlin-Mitte GmbH, Georgenstraße 24, 10117 Berlin
• Klinische Forschung Dresden GmbH, Prager Straße 10, 01069 Dresden
• Klinische Forschung Hamburg GmbH, Hoheluftchaussee 18, 20253 Hamburg
• Klinische Forschung Hannover-Mitte GmbH, Schillerstraße 30, 30159 Hannover
• Klinische Forschung Karlsruhe GmbH, Ettlinger-Tor-Platz 3, 76137 Karlsruhe
• Klinische Forschung Schwerin GmbH, Friedrichstraße 1, 19055 Schwerin

Servicegesellschaft:

• kfgn | Site Operations & Services GmbH (im Folgenden „kfso“),

Hoheluftchaussee 18, 20253 Hamburg, info.germany@pratia.com

Die Servicegesellschaft kfso hat innerhalb der kfgn/ Pratia Germany die Funktion, für die kfgn/ Pratia Germany-Prüfzentren sowie ihre Kunden/Sponsoren prüfzentren­übergreifende, zentrale Dienst­leistungen zu übernehmen (z.B. Personal- und Vertrags­management).

Der Verantwortliche im Sinne der DSGVO, des Bundes­daten­schutzgesetzes sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist das Unternehmen, bei dem Sie sich beworben haben (nachfolgend auch „wir“/“uns“ genannt).

Die kfso hat im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (als weiterer, gemeinsamer Verantwortliche) die Aufgabe, die Verfahren zu koordinieren und die Bewerbungsunterlagen zu verwalten. Im Falle, dass Sie sich direkt bei der kfso bewerben, ist diese der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Für nähere Informationen siehe www.pratia.de.

2. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten der kfgn | Site Operations & Services GmbH

Markus Strauss
tacticx Consulting GmbH
Adresse: Walbecker Straße 53, 47608 Geldern
E-Mail: datenschutz@pratia.com

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung von Bewerber-Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Bewerber-Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie anderen anwendbaren Datenschutzvorschriften.

Im Folgenden werden die mit der Datenverarbeitung von Bewerber-Daten verfolgten Zwecke sowie die zugrundeliegenden Rechtsgrundlagen näher erläutert.

Zwecke im Bewerbungs- und Beschäftigtenkontext (Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG ) sowie zur Erfüllung eines Vertrages oder von vorvertraglichen Maß­nahmen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung oder als Initiativbewerbung und in diesem Zusammenhang insbesondere für folgende Zwecke: Prüfung und Beurteilung Ihrer Eignung für die zu besetzende Stelle, Leistungs- und Verhaltensbewertung im gesetzlich zulässigen Umfang, ggf. zur Erstellung des Arbeitsvertrages, Nachweisbarkeit von Transaktionen, Aufträgen und sonstigen Vereinbarungen sowie zur Qualitäts­kontrolle durch entsprechende Dokumentation, Maßnahmen zur Erfüllung der allgemei­nen Sorgfaltspflichten, Arbeits­sicherheit und Gesundheitsschutz, vertragsbezogene, interne und externe Kommu­ni­kation (einschließlich Termin­vereinbarungen) mit Ihnen, , ggf. Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Gewährleistung der IT-Sicherheit und der allgemeinen Sicherheit, u. a. Gebäude- und Anlagen­sicher­heit, Sicher­stellung und Wahrnehmung des Hausrechts durch entsprechende Maßnahmen, Authentizität und Verfügbarkeit der Daten und Kontrolle durch Kontroll­instanzen.

Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann für bestimmte Zwecke (z. B. die Weitergabe an ein anderes kfgn/ Pratia Germany-Prüfzentrum) auch aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgen. In der Regel können Sie diese jederzeit widerrufen. Über die Zwecke und über die Konsequenzen eines Widerrufs oder der Verweigerung einer Einwilligung werden Sie unten informiert. Sollten wir Ihre Einwilligung benötigen, werden wir Sie im Laufe des Bewerbungsprozesses kontaktieren und Ihnen eine separate Einwilligungserklärung zusenden.

Grundsätzlich gilt der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO)

Wie jedes Unternehmen unterliegen wir einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z.B. Sozialgesetzbuch, Handels- und Steuergesetze), aber auch ggf. aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäsche­prävention, das betriebliche Gesundheits­management, die Gewährleistung der Arbeits­sicherheit, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten, die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Daten­sicherheit sowie für Zwecke der Prüfung durch Steuerberater/Wirtschaftsprüfer, Steuer- und andere Behörden. Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/ gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder der Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

Zwecke zur Wahrung der berechtigten Interessen der kfgn/ Pratia Germany (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
Wir können personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Beispielsweise Beweisführung in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz).

4. Datenkategorien und Datenherkunft

Wenn Sie uns eine Bewerbung zugesendet haben, verarbeiten wir alle Datenkategorien, die in der Bewerbung enthalten sind (z.B. Adressdaten).

Soweit dies für die Vertragsbeziehung mit Ihnen und die von Ihnen ausgesprochene Bewerbung erforderlich ist, verarbeiten wir ggf. aber auch von anderen Stellen oder von sonstigen Dritten zulässigerweise erhaltene Daten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Handels- und Vereinsregister, Melderegister, Presse, Internet und andere Medien) zulässigerweise gewonnen, erhalten oder erworben haben, soweit dies erforderlich ist und wir nach den gesetzlichen Vorschriften diese Daten verarbeiten dürfen.

Relevante personenbezogene Datenkategorien können insbesondere ggf. sein: Name, Geburtsdatum, Adress- und Kontaktdaten (Melde- und vergleichbare Daten, wie z.B. E-Mail-Adresse und Telefonnummer), Lebenslauf, Zeugnisse oder Informationen über Sie im Internet (z.B. in Jobbörsen).

5. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern Ihrer Daten

Bewerbung über unsere Webseite oder  per Mail

Sollte die Bewerbung über unsere Webseite oder an die Mail-Adresse bewerbung@pratia.com gesendet worden sein, ist der Empfänger der Daten die kfso. Die kfso wird die Bewerbungsdaten entsprechend der ausgeschriebenen Stelle bzw. an die in dem Anschreiben genannte Prüfstelle senden. Die kfso und die angeschriebene Prüfstelle fungieren als Verantwortliche im Sinne des Daten­schutzes.

Bewerbung per Post

Sollte die Bewerbung postalisch an eines der Prüfzentren oder die kfso gesendet werden, ist dieses Unternehmen Verantwortlicher in Sinne des Datenschutzes. Die Prüfzentren leiten Ihre Unterlagen zur Prüfung an die für Bewerbungen zuständige Stelle innerhalb der kfso weiter.

Innerhalb der kfgn/ Pratia Germany-Unternehmensgruppe erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder im Rahmen der Bearbeitung und Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen (wie Führungskräfte und Fachverantwortliche, die einen neuen Mitarbeiter suchen oder an der Entscheidung über die Stellenbesetzung mitwirken, Buchhaltung, Arbeitssicherheit usw.). Unter Umständen würden wir Ihre Bewerbung neben dem ursprünglich adressierten kfgn/ Pratia Germany-Unternehmen auch anderen geeigneten kfgn/ Pratia Germany-Prüfzentren zur Verfügung stellen, um Ihre Einstellungschancen zu erhöhen. Hierzu holen wir eine separate Einwilligung von Ihnen ein (siehe unten). Diese Prüfzentren würden in diesem Fall ebenfalls Verantwortliche im Sinne des Datenschutzes werden.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt ausschließlich

• zu Zwecken, bei denen wir zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet (z.B. Finanzbehörden) oder berechtigt sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt,
• aufgrund unseres berechtigten Interesses für im Rahmen der oben genannten Zwecke (z.B. an Behörden, Rechtsanwälte, Gerichte, Kontrollinstanzen),
• wenn Sie uns eine Einwilligung zur Übermittlung an Dritte gegeben haben.

Wir werden Ihre Daten darüber hinaus nicht an Dritte weitergeben, sofern wir Sie darüber nicht gesondert informieren. Soweit wir Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung beauftragen, unterliegen Ihre Daten dort den von uns vorgegebenen Sicherheitsstandards, um ihre Daten angemessen zu schützen. In den übrigen Fällen dürfen die Empfänger die Daten nur für die Zwecke nutzen, für die sie ihnen übermittelt wurden. Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums EU/EWR (sogenannte Drittländer) erfolgt nicht.

6. Dauer der Speicherung Ihrer Daten

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten im Grundsatz für die Dauer Ihrer Bewerbung. Das schließt auch die Anbahnung eines Vertrages mit ein (vorvertraglichen Rechtsverhältnis).

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre über das Ende der Vertragsbeziehung oder des vorvertraglichen Rechts­verhältnisses hinaus.

Ihre Bewerbungs­unterlagen werden bei Nicht-Einstellung nach Ablauf von sechs Monaten im Original zurückgegeben. Elektronische Daten werden nach sechs Monaten entsprechend gelöscht. Sollten eine längere Speicherung Ihrer Daten für spätere Vakanzen sinnvoll sein, werden wir Ihnen eine entsprechende Einwilligungserklärung zusenden. Sollte ein Bewerbungsverfahren zu einer Einstellung führen, werden wir Ihre Bewerbungs­unterlagen soweit erforderlich auf Grundlage von Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG in Ihre Personalakte aufnehmen. In diesem Fall werden Ihre Bewerbungsunterlagen erst gelöscht, wenn Ihr Beschäftigungsverhältnis wieder beendet ist und seit Abschluss des Jahres der Beendigung weitere drei Jahre verstrichen sind.

7. Ihre Rechte

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen gegenüber dem Verantwortlichen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich bei Bedarf über die oben angegebenen Kontakt­möglichkeiten an uns.

Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitzustellen, die für die Bearbeitung ihrer Bewerbung oder für ein vorvertragliches Verhältnis mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Bewerbungs- und Auswahl­prozess weiter auszuführen. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie über die Freiwilligkeit der Angaben gesondert informiert.

Sie haben insbesondere im Falle der Einwilligung in eine längere Speicherdauer Ihrer Bewerber-Daten jederzeit und ohne Angabe von Gründen das Recht auf Widerruf dieser Einwilligung. Sie können ihn per E-Mail oder Post an uns senden oder uns anrufen (Kontaktdaten s.o.).

Außerdem können Sie jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einlegen. Voraus­setzung ist allerdings, dass für Ihren Widerspruch Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen persönlichen Situation ergeben. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und über die oben angegebenen Kontakt­möglich­keiten an uns gerichtet werden.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ihre Bewerbung können Sie natürlich jederzeit zurückziehen.

Die Details zu Ihren Rechten gemäß DS-GVO finden Sie in der Datenschutzerklärung unserer Webseite www.patientenstudien.de bzw. auf „www.dsgvo-gesetz.de“.

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich gerne an uns bzw. unseren Datenschutzbeauftragten wenden (Kontaktdaten s.o.) oder sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren.

In Deutschland ist dies:

• die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (https://www.bfdi.bund.de, Tel. 0228-997799-0) bzw.
• der/die entsprechende Landes-Datenschutzbeauftragte. (Kontaktdaten sind hier zu finden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html)

kfgn/ Pratia Germany-Datenschutz-Erklärung Bewerber V02 02.03.2023